מזכיר/ה למערך היערכות ומוכנות לחירום

תיאור התפקיד

• ‏מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לצוות שעת החירום בשגרה ובחירום.
• ‏ריכוז תוכניות עבודה, ניהול לוחות זמנים ומעקב אחר משימות ויישום החלטות
• תיאום ישיבות, הכנת סדרי יום, תיעוד והפצת סיכומים ודוחות סטטוס
• קיום קשר שוטף עם יחידות בית החולים וגורמי חוץ בתחום החירום
• ‏ניהול ועדכון נהלים, מסמכי חירום וחומרי הדרכה
• תיאום וליווי תרגילים, בקרות והכשרות, ומעקב אחר הטיפול בפערים ובלקחים
• בעת חירום: סיוע בתפעול האדמיניסטרטיבי של המטה, ריכוז נתונים לתמונת מצב, תיעוד החלטות והפצת הנחיות

דרישות התפקיד

• ‏תואר ראשון
• ‏זמינות לעבודה מעבר לשעות הפעילות השגרתיות בעת חירום, תרגילים או אירועים מיוחדים
• ‏ניסיון קודם בתפקיד מזכירותי או אדמיניסטרטיבי מורכב
• ‏ניסיון בתיאום בין ממשקים מרובים
• ‏שליטה מלאה ביישומי אופיס: וורד, אקסל, פאוורפוינט ואאוטלוק
• ‏ניסיון במערכת הבריאות – יתרון משמעותי
• ‏השכלה או ידע בתחום החירום, או הכשרה בניהול משרד, ניהול פרויקטים או אדמיניסטרציה – יתרון

כישורים נוספים

• ‏דייקנות, סדר, ארגון ותכנון
• ‏יכולת ניהול מספר משימות במקביל ועמידה בלוחות זמנים
• ‏יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה מול דרגים בכירים
• ‏יכולת עבודה עצמאית ובצוות
• ‏יכולת ניסוח, תיעוד וכתיבה ברמה גבוהה
• ‏יכולת עבודה בתנאי לחץ ובסביבה משתנה
• ‏יכולת למידה מהירה של מערכות מידע ויישומים חדשים